Prezenty i zaproszenia
Grupa nie toleruje żadnych form korupcji, niezależnie od tego, czy dane działanie ma charakter publiczny, prywatny, czynny czy bierny, bezpośredni czy pośredni. Grupa zobowiązuje się do uczciwego prowadzenia swojej działalności, niewywierania niewłaściwego wpływu na partnera biznesowego, urzędnika lub jakąkolwiek inną osobę fizyczną lub prawną.
W relacjach biznesowych wymiana prezentów lub przejawów gościnności może wpływać na niezależny osąd pracowników w ich kontaktach z partnerami zewnętrznymi (klienci, dostawcy i inne osoby trzecie). Z tego względu Grupa zdecydowała się nie przyjmować żadnych form gościnności czy zaproszeń, które mogłyby zaszkodzić jej reputacji i posiada własną dyrektywę w tym zakresie.
Definicje
Nieuzasadnione prezenty i zaproszenia mogą stanowić łapówki.
Zasady Grupy odnoszą się do prezentów i zaproszeń:
- przekazywanych lub otrzymywanych;
- bezpośrednio przez pracownika lub pośrednio przez osobę trzecią reprezentującą Grupę;
- bezpośrednio na rzecz pracownika Grupy lub pośrednio na rzecz członka jego rodziny.
Przedstawiciel zewnętrzny to osoba fizyczna lub prawna, która działa w imieniu Grupy, np.: lobbyści, prawnicy, przedstawiciele handlowi, doradcy podatkowi, przedstawiciele handlowi lub pośrednicy. Wszystkie nieodpowiednie działania i decyzje tych zewnętrznych osób trzecich mogą być przypisane Grupie. Ich zachowanie powinno pozostawać w ścisłej zgodzie z niniejszym Kodeksem oraz wszelkimi zasadami mającymi zastosowanie do ich działalności.
Zasady przewodnie
Co do zasady, Grupa Michelin nie zabrania wręczania prezentów i zaproszeń.
Wręczanie lub otrzymywania prezentów lub zaproszeń nie stanowi aktu korupcji. Może to jednak stanowić akt korupcji w przypadkach, gdy:
- nie wskazano danej osoby,
- celem prezentu lub zaproszenia jest wywarcie wpływu w zakresie osądu zawodowego, nakłanianie osoby do niepodejmowania działań w interesie jej firmy lub próby uzyskania korzyści od tej osoby.
Grupa zobowiązała się zatem do nieprzyjmowania i niewręczania prezentów i/lub oferowania wyrazów gościnności, które mogłyby zaszkodzić jej reputacji.
W związku z powyższym, żaden pracownik ani zewnętrzny przedstawiciel Grupy nie może przyjmować prezentów, zaproszeń lub jakichkolwiek innych korzyści, które mogłyby wpłynąć na jego osąd, bezstronność lub niezależność i spowodować, że nie będzie działał w najlepszym interesie Grupy.
Ta sama zasada ma zastosowanie w przypadku prezentów, zaproszeń i innych korzyści oferowanych przez pracownika lub zewnętrznego przedstawiciela grupy Michelin.
Każdy pracownik lub zewnętrzny przedstawiciel Grupy musi przestrzegać zasad Grupy, a także zasad obowiązujących w danym Regionie (lub innych) w zakresie prezentów i zaproszeń.
Otrzymywanie prezentu lub zaproszenia
Pracownicy Grupy i członkowie ich rodzin oraz zewnętrzni przedstawiciele Michelin muszą, w miarę możliwości, odmawiać przyjęcia prezentów i zaproszeń od dostawcy, klienta lub osoby trzeciej. Prezent lub zaproszenie mogą zostać przyjęte, jeśli spełniają następujące kryteria:
- są zgodne z niniejszym Kodeksem i obowiązującymi zasadami dotyczącymi upominków;
- mają rozsądną wartość;
- mają sporadyczny charakter;
- dotyczą uzasadnionego celu biznesowego;
- zostały zatwierdzone przez określoną politykę lub zaaprobowane przez osoby wyznaczone w wewnętrznych zasadach i zarejestrowane w odpowiednim rejestrze prezentów*.
W razie wątpliwości zalecana jest grzeczna odmowa przyjęcia prezentu.
Przekazywanie prezentu lub zaproszenia
Zabronione są prezenty i przejawy gościnności, które mogłyby w niewłaściwy sposób wpłynąć na profesjonalny osąd odbiorcy.
Prezent lub zaproszenie mogą zostać przekazane, jeśli spełniają następujące kryteria:
- są zgodne z niniejszym Kodeksem i obowiązującymi zasadami dotyczącymi upominków;
- mają rozsądną wartość;
- mają sporadyczny charakter;
- dotyczą uzasadnionego celu biznesowego;
- zostały zatwierdzone przez określoną politykę lub zaaprobowane przez osoby wyznaczone w wewnętrznych zasadach i zarejestrowane w odpowiednim rejestrze prezentów.
W razie wątpliwości zaleca się unikania oferowania prezentów.
Właściwe praktyki: Muszę
- Znać zasady Grupy dotyczące prezentów i zaproszeń, a w szczególności te dotyczące limitów wartości podarunków oraz kryteriów akceptacji.
- Wyjaśniać partnerom biznesowym obowiązujące zasady dotyczące prezentów i zaproszeń, aby uniknąć ewentualnych nieporozumień.
- W razie wątpliwości kontaktować się ze swoim przełożonym i działem prawnym / ds. Zgodności.
Niewłaściwe praktyki: Nie wolno mi
- Przyjmować prezentów i zaproszeń, które mogłyby wpłynąć na moje postępowanie podczas wykonywania czynności zawodowych.
- Przekazywać ani przyjmować prezentów lub zaproszeń o nieuzasadnionej wartości.
- Przekazywać ani przyjmować prezentów lub zaproszeń nie przestrzegając procedury rejestrowania i aprobacji określonej w zasadach dot. prezentów i zaproszeń.
Praktyczny przypadek nr 1
Polityka dotycząca upominków obowiązująca w Twoim regionie zezwala pracownikom na przyjmowanie upominków promocyjnych o wartości poniżej określonej kwoty. Dostawca oferuje Ci jako kupującemu, spersonalizowane słuchawki – zawierające logo firmy, których wartość prawdopodobnie przekracza kwotę dozwoloną w zasadach dotyczących upominków. Nie chcesz urazić dostawcy... Czy możesz przyjąć ten prezent?
Musisz poinformować o tym Twojego przełożonego lub Regionalnego Koordynatora ds. Etyki. Jeśli jego wartość przekracza dozwolone limity wartościowe musisz zarejestrować go w Rejestrze Prezentów i postępować zgodnie z procedurą określoną w zasadach Grupy dotyczących prezentów i zaproszeń przed przyjęciem prezentu.
Praktyczny przypadek nr 2
Jesteś menedżerem ds. kluczowych klientów i obsługujesz X, dużego klienta. W ciągu ostatnich sześciu miesięcy wasze relacje biznesowe uległy pogorszeniu. Kierownik ds. zakupów Twojego klienta zwrócił Ci na to uwagę. Chcesz zaprosić klienta na obiad do 2-gwiazdkowej restauracji Michelin, próbując zachować relacje z klientem. Czy taka praktyka jest dozwolona?
Należy się zapoznać z zasadami dotyczącymi prezentów i zaproszeń Grupy oraz zasadami obowiązującymi w danym kraju i w danym przypadku, omówić je ze swoim przełożonym. Chociaż sporadyczne posiłki o uzasadnionej wartości są dopuszczalne, obiad w restauracji nagrodzonej gwiazdkami Michelin może zostać uznany za prezent o nieuzasadnionej wartości. W razie wątpliwości należy skonsultować się z Działem Prawnym / ds. Zgodności.
