การต่อต้านการฉ้อโกง
การฉ้อโกงเป็นภัยต่อกิจกรรมการดำเนินงาน ตลอดจนภาพลักษณ์และชื่อเสียงของมิชลิน
ที่มิชลิน การฉ้อโกงและความไม่ซื่อสัตย์ เช่นเดียวกับการกระทำผิดทางอาญาอื่นๆ ถือเป็นเรื่องต้องห้ามโดยเด็ดขาด อีกทั้งอาจส่งผลให้พนักงานต้องรับผิดทางแพ่งหรือทางอาญาด้วย การฉ้อโกงที่พิสูจน์แล้วว่าเป็นจริงจะได้รับการลงโทษทางวินัยตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
ทั้งนี้ ต้องระวังเรื่องการเผยแพร่ข้อมูลที่มีความอ่อนไหวให้แก่บุคคลภายนอกองค์กรอย่างเต็มที่ เนื่องจากอาจเปิดโอกาสให้บุคคลที่สามภายนอกองค์กรกระทำการฉ้อโกงได้
คำจำกัดความ
การฉ้อโกง หมายถึงการกระทำที่ไม่ซื่อสัตย์สุจริตโดยเจตนาและจงใจ การหลอกลวงหรือการละเมิดความไว้วางใจ เพื่อให้ได้มาซึ่งผลประโยชน์ทางการเงินหรือผลประโยชน์อื่นใดอย่างผิดกฎหมายสำหรับพนักงานกลุ่มมิชลิน บุคคลที่สามหรือบริษัทนอกกลุ่มมิชลิน การฉ้อโกงแบ่งออกเป็นหลายประเภท ได้แก่
- การยักยอกสินทรัพย์ อาทิ สินค้าและเงิน
- การทุจริตคอร์รัปชัน ไม่ว่าเชิงรุกหรือเชิงรับ
- การปลอมแปลงงบการเงิน
ทั้งนี้ การฉ้อโกงอาจกระทำโดยพนักงานซึ่งทำงานให้กับกลุ่มมิชลิน หรือโดยบุคคลหรือองค์กรนอกกลุ่มมิชลิน
หลักปฏิบัติ
การส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งความซื่อสัตย์ (Culture of Integrity) ในทุกระดับของกลุ่มมิชลิน [ผ่านการสื่อสารจากฝ่ายบริหารที่ชัดเจนเกี่ยวกับพฤติกรรมที่คาดหวังและพฤติกรรมซึ่งไม่เป็นที่ยอมรับ] และการนำกระบวนการควบคุมความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพมาใช้ จะช่วยจำกัดความเสี่ยงต่อการฉ้อโกงได้
มิชลินได้นำระบบควบคุมภายในองค์กร (Internal Control System) มาใช้กับทุกบริษัทในเครือกลุ่มมิชลิน
โดยระบบนี้ตั้งอยู่บนพื้นฐานของวิธีการ พฤติกรรม กระบวนการ และแผนปฏิบัติการต่างๆ ซึ่งปรับให้เข้ากับลักษณะเฉพาะของแต่ละบริษัท โดยมีเป้าหมายเพื่อ...
- สนับสนุนการควบคุมกิจกรรมการดำเนินงาน ประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน และการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ
- นำความเสี่ยงหลักๆ ไม่ว่าจะเป็นด้านการปฏิบัติงาน การเงิน หรือการปฏิบัติตามกฎระเบียบต่างๆ มาพิจารณาร่วมด้วยอย่าง เหมาะสม
ระบบนี้มุ่งเน้นเป็นพิเศษที่จะตรวจสอบให้มั่นใจใน...
- การปฏิบัติตามกฎหมายและกฎระเบียบต่างๆ
- การนำข้อปฏิบัติและแนวทางต่างๆ ซึ่งกำหนดโดยทีมบริหารองค์กรหรือผู้บริหารของกลุ่มมิชลินไปใช้
- การทำหน้าที่อย่างเหมาะสมของกระบวนการภายในองค์กรของกลุ่มมิชลิน โดยเฉพาะกระบวนการซึ่งส่งเสริมการปกป้องสินทรัพย์
- ความน่าเชื่อถือของข้อมูลทางการเงิน
ผู้จัดการฝ่ายมีบทบาทสำคัญต่อระบบควบคุมภายในองค์กร
- เป็นผู้พัฒนา “วัฒนธรรมแห่งความซื่อสัตย์” ในทีม
- เป็นผู้เผยแพร่หลักการพื้นฐานของกลุ่มมิชลิน
- เป็นผู้เฝ้าระวังความเสี่ยงต่อการฉ้อโกงซึ่งอาจเกิดขึ้นในหน่วยงานของตน
- เป็นผู้ใช้มาตรการลงโทษเมื่อการฉ้อโกงโดยพนักงานได้รับการพิสูจน์แล้วว่าเป็นจริง
สิ่งที่ควรทำ
เพื่อป้องกันการฉ้อโกง
- รู้และเคารพกฎระเบียบการควบคุมภายในองค์กรที่หน่วยงานของตนกำหนด โดยเฉพาะที่เกี่ยวกับการแบ่งแยกหน้าที่
- ระบุปัญหาและดำเนินการแก้ไขเมื่อพบจุดอ่อนของระบบควบคุมภายในองค์กร
- ใช้เครื่องมือและทรัพยากรที่กลุ่มมิชลินมีให้ (บัตรเครดิตธนาคาร คอมพิวเตอร์ เครื่องมือ) เฉพาะในหน้าที่การงานเท่านั้น ยกเว้นได้รับอนุญาตเป็นพิเศษโดยนโยบายระดับประเทศหรือระดับภูมิภาค
- รายงานผู้จัดการฝ่ายเมื่อมีความต้องการเร่งด่วนที่จะปรับแก้หรือเผยแพร่ข้อมูลที่มีความอ่อนไหว
- แจ้งให้ผู้จัดการฝ่ายทราบถึงความยุ่งยากที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ในการปฏิบัติตามขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง
กรณีสงสัยว่ามีการฉ้อโกง
- แจ้งผู้จัดการฝ่ายหรือติดต่อ Michelin Ethics Line
- ดึงผู้อำนวยการฝ่ายรักษาความปลอดภัยระดับภูมิภาค ซึ่งเป็นบุคคลเดียวที่ได้รับอนุญาตให้ดำเนินการสืบสวนข้อเท็จจริงเข้ามามีส่วนร่วมอย่างเป็นระบบ
เมื่อการฉ้อโกงได้รับการพิสูจน์แล้วว่าเป็นจริง
- ระบุจุดอ่อนในระบบควบคุมภายในองค์กรและดำเนินการแก้ไข
- แจ้งหัวหน้างานถึงกลไกการฉ้อโกงเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดกรณีเดียวกันขึ้นอีกในหน่วยงาน
- ลงโทษพนักงานผู้กระทำการฉ้อโกงโดยปรึกษาแผนกบุคคล
สิ่งที่ไม่ควรทำ
เพื่อป้องกันการฉ้อโกง
- ลัดขั้นตอนเพราะคนอื่นก็ทำเช่นนี้
- เปิดเผยรหัสผ่านที่ใช้สำหรับเข้าถึงระบบข้อมูลให้บุคคลที่สามทราบ
กรณีสงสัยว่ามีการฉ้อโกง
- พยายามสืบสวนข้อเท็จจริงด้วยตนเอง
กรณีตัวอย่าง #1
ซัพพลายเออร์รายหนึ่งขอให้คุณสั่งจ่ายเงินตามใบวางบิลให้อย่างเร่งด่วนไปยังบัญชีธนาคารใหม่ โดยมีรายละเอียดสำหรับติดต่อแนบมาด้วย คุณควรทำอย่างไร
การฉ้อโกงหลายกรณีกระทำโดยบุคคลที่แอบอ้างว่าเป็นซัพพลายเออร์
คุณควรแจ้งให้ผู้จัดการฝ่ายทราบ และทำตามขั้นตอนของแผนกจัดซื้อเพื่อยืนยันว่าซัพพลายเออร์ได้ส่งคำขอดังกล่าวจริง
กรณีตัวอย่าง #2
คุณเป็นรายเดียวที่ได้รับอีเมลลงนามจากผู้บริหารของมิชลินแจ้งขอข้อมูลที่มีความอ่อนไหว คุณควรตอบกลับหรือไม่
คำขอที่ผิดปกติ แม้จะเป็นคำขอภายในองค์กรก็ตาม อาจเป็นสัญญาณของการฉ้อโกงที่เกิดจากการสวมรอยเป็นผู้อื่น (Identity Theft Fraud) คุณควรแจ้งเรื่องไปยังแผนกรักษาความปลอดภัยของหน่วยงานเพื่อให้ดำเนินการกับเรื่องนี้อย่างเหมาะสม
กรณีตัวอย่าง #3
ผู้จัดการฝ่ายขอให้คุณยกยอดบัญชีค่าใช้จ่ายรายการหนึ่งไปไว้ในปีถัดไป (ยกตัวอย่างเช่น มูลค่าสินค้าที่ขายไม่ได้หรือใช้ไม่ได้ซึ่งจะต้องถูกนำไปทำลาย) คุณควรทำอย่างไร
คุณควรปฏิเสธที่จะทำตามคำขอนั้น และเตือนให้ผู้จัดการฝ่ายทราบถึงกฎระเบียบด้านการบัญชีและระเบียบการของกลุ่มมิชลิน หากผู้จัดการฝ่ายยังคงยืนยันให้ทำตามคำขอของเขา ควรติดต่อผู้จัดการสายงาน (Functional Manager) ของคุณ หากสถานการณ์ยังคงไม่เปลี่ยนแปลง ควรร้องเรียนผ่าน Ethics Line