Prezenty i zaproszenia
„Gdziekolwiek się znajdujemy, jesteśmy zdeterminowani, aby działać jako odpowiedzialna i uczciwa firma, szanująca ludzi i prawo....”
Karta Wyników i Odpowiedzialności Michelin (2002), Wdrażanie naszych wartości, wypełnianie naszych obowiązków
Grupa nie toleruje żadnych form korupcji, niezależnie od tego, czy dane działanie ma charakter publiczny, prywatny, czynny czy bierny, bezpośredni czy pośredni. Grupa zobowiązuje się do uczciwego prowadzenia swojej działalności, niewywierania niewłaściwego wpływu na partnera biznesowego, urzędnika lub jakąkolwiek inną osobę fizyczną lub prawną.
W relacjach biznesowych wymiana prezentów lub przejawów gościnności może wpływać na niezależny osąd pracowników w ich kontaktach z partnerami zewnętrznymi. Z tego względu Grupa zdecydowała się nie przyjmować żadnych form gościnności czy zaproszeń, które mogłyby zaszkodzić jej reputacji.
Definicje
Nieuzasadnione prezenty i zaproszenia mogą stanowić łapówki.
Zasady Grupy odnoszą się do prezentów i zaproszeń:
- Przekazywanych lub otrzymywanych;
- Bezpośrednio przez pracownika lub pośrednio przez osobę trzecią reprezentującą Grupę;
- Bezpośrednio na rzecz pracownika Grupy lub pośrednio na rzecz członka jego rodziny.
Przedstawiciel zewnętrzny to osoba fizyczna lub prawna, która działa w imieniu Grupy, na przykład: lobbyści, prawnicy, przedstawiciele handlowi lub pośrednicy. Wszystkie nieodpowiednie działania i decyzje tych zewnętrznych osób trzecich mogą być przypisane Grupie. Ich zachowanie powinno pozostawać w ścisłej zgodzie z niniejszym Kodeksem oraz wszelkimi zasadami mającymi zastosowanie do ich działalności.
Zasady przewodnie
Żaden pracownik ani zewnętrzny przedstawiciel Grupy nie może przyjmować prezentów, zaproszeń lub jakichkolwiek innych korzyści, które mogłyby wpłynąć na jego osąd, bezstronność lub niezależność i spowodować, że nie będzie działał w najlepszym interesie Grupy.
Każdy pracownik lub zewnętrzny przedstawiciel Grupy musi przestrzegać zasad dotyczących prezentów i zaproszeń obowiązujących w Grupie, a także wszelkich zasad obowiązujących w danym Regionie (lub innych obowiązujących zasad).
Otrzymywanie
podarunku lub zaproszenia
Pracownicy Grupy i członkowie ich rodzin oraz zewnętrzni przedstawiciele Michelin muszą, w miarę możliwości, odmawiać przyjęcia prezentów i zaproszeń od dostawcy, klienta lub osoby trzeciej.
Prezent lub zaproszenie mogą zostać przyjęte, jeśli spełniają następujące kryteria:
- Są zgodne z niniejszym Kodeksem i obowiązującymi zasadami dotyczącymi upominków;
- Mają rozsądną wartość;
- Mają sporadyczny charakter;
- Dotyczą uzasadnionego celu biznesowego;
- Zostały zatwierdzone przez określoną politykę lub zaaprobowane przez kierownika i zarejestrowane w odpowiednim rejestrze prezentów*.
W razie wątpliwości zalecana jest grzeczna odmowa przyjęcia prezentu.
Przekazywanie
podarunku lub zaproszenia
Zabronione są prezenty i przejawy gościnności, które mogłyby w niewłaściwy sposób wpłynąć na profesjonalny osąd odbiorcy.
Prezent lub zaproszenie mogą zostać przekazane, jeśli spełniają następujące kryteria:
- Są zgodne z niniejszym Kodeksem i obowiązującymi zasadami dotyczącymi upominków;
- Mają rozsądną wartość;
- Mają sporadyczny charakter;
- Dotyczą uzasadnionego celu biznesowego;
- Zostały zatwierdzone przez określoną politykę lub zaaprobowane przez kierownika i zarejestrowane w odpowiednim rejestrze prezentów*.
W razie wątpliwości zaleca się unikania wręczani prezentów.
*Każdy Region musi prowadzić Rejestr Prezentów. W rejestrze tym zapisywane są prezenty, zarówno te przekazane, jak i otrzymane, które nie zostały autoryzowane przez konkretną politykę, ale które mogą być uznane przez kierownictwo Michelin za akceptowalne. Należy wprowadzić następujące informacje: charakter, wartość i uzasadnienie prezentu, jak również podjętą decyzję (odmowa, przyjęcie, a następnie darowizna lub przekazanie do działu itp.)
Właściwe praktyki: Muszę
- Znać zasady dotyczące prezentów i zaproszeń, które mają zastosowanie do mojej działalności zawodowej oraz ich przestrzegać.
- Wyjaśniać partnerom biznesowym obowiązujące zasady dotyczące prezentów i zaproszeń, aby uniknąć ewentualnych nieporozumień.
- W razie wątpliwości kontaktować się ze swoim przełożonym i działem prawnym.
Niewłaściwe praktyki: Nie wolno mi
- Przyjmować prezentów i zaproszeń, które mogłyby wpłynąć na moje postępowanie podczas wykonywania czynności zawodowych.
- Przekazywać ani przyjmować prezentów lub zaproszeń o nieuzasadnionej wartości.
- Przekazywać ani przyjmować prezentów lub zaproszeń bez informowania swojego przełożonego.
Praktyczny przypadek nr 1
Polityka dotycząca upominków obowiązująca w Twoim regionie zezwala pracownikom na przyjmowanie upominków promocyjnych o wartości poniżej określonej kwoty. Dostawca oferuje Ci, jako kupującemu, piękną kryształową karafkę, spersonalizowaną – zawierającą logo firmy, której wartość prawdopodobnie przekracza kwotę dozwoloną polityką dotyczącą upominków. Nie chcesz urazić dostawcy; czy możesz przyjąć ten prezent?
Tak. Możesz przyjąć ten prezent, jeśli będzie używany tylko do celów zawodowych. Musisz zarejestrować go w Rejestrze Prezentów, jeśli jego wartość przekracza kwotę dozwoloną w obowiązującej polityce dotyczącej prezentów i zaproszeń.
Praktyczny przypadek nr 2
Jesteś menedżerem ds. kluczowych klientów i obsługujesz X, dużego klienta. W ciągu ostatnich sześciu miesięcy wasze relacje biznesowe uległy pogorszeniu. Kierownik ds. zakupów Twojego klienta zwrócił Ci na to uwagę. Chcesz zaprosić klienta na obiad do 2-gwiazdkowej restauracji Michelin, próbując zachować relacje z klientem. Czy taka praktyka jest dozwolona?
Należy się zapoznać z zasadami dotyczącymi prezentów i zaproszeń obowiązującymi w danym kraju i omówić je ze swoim przełożonym. Chociaż sporadyczne posiłki o uzasadnionej wartości są dopuszczalne, obiad w restauracji nagrodzonej gwiazdkami Michelin może zostać uznany za prezent o nieuzasadnionej wartości. W razie wątpliwości należy skonsultować się z Działem Prawnym.
