Chống gian lận
Gian lận gây nguy hiểm cho các hoạt động cũng như hình ảnh và danh tiếng của Michelin
Gian lận và không trung thực, giống như bất kỳ hành vi đáng trách về mặt hình sự nào, đều bị nghiêm cấm tại Michelin; các hành vi đó có thể liên quan đến trách nhiệm dân sự hoặc hình sự của nhân viên. Mọi hành vi gian lận nếu được chứng minh là có thật sẽ phải chịu một hình phạt kỷ luật, theo pháp luật hiện hành.
Cảnh giác tuyệt đối là cần thiết đối với việc trao đổi dữ liệu nhạy cảm cho những người bên ngoài công ty, điều này có thể cho phép bên thứ ba thực hiện hành vi gian lận.
Định nghĩa
Gian lận là một hành động thiếu trung thực, lừa dối hoặc vi phạm lòng tin có chủ ý và cố ý, nhằm thu được một lợi ích tài chính hoặc lợi thế khác một cách bất hợp pháp, cho dù là cho nhân viên của Tập đoàn hay vì lợi ích của bên thứ ba hoặc một công ty bên ngoài Tập đoàn. Gian lận được phân thành các nhóm khác nhau:
- Chiếm đoạt tài sản: hàng hóa, tiền bạc;
- Tham nhũng, dù chủ động hay thụ động;
- Làm sai lệch báo cáo tài chính.
Hành vi gian lận có thể do một nhân viên làm việc cho Tập đoàn thực hiện, cũng có thể do một cá nhân hoặc một tổ chức bên ngoài Tập đoàn thực hiện.
Nguyên tắc Hướng dẫn
Việc thúc đẩy văn hóa liêm chính ở tất cả các cấp của Tập đoàn (thông điệp rõ ràng của cấp quản lý về hành vi được mong đợi và sự không khoan nhượng) và việc thực hiện các thủ tục kiểm soát rủi ro hiệu quả giúp hạn chế rủi ro gian lận.
Michelin đã triển khai hệ thống kiểm soát nội bộ cho tất cả các công ty thuộc Tập đoàn.
Hệ thống này dựa trên các phương tiện, hành vi, quy trình và kế hoạch hành động được điều chỉnh cho phù hợp với đặc điểm cụ thể của từng công ty nhằm mục đích:
- Góp phần vào việc kiểm soát các hoạt động, hiệu suất hoạt động và việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực,
- Tính đến các rủi ro đáng kể một cách thích hợp, cho dù là rủi ro về hoạt động, về tài chính hay về tuân thủ.
Đặc biệt, hệ thống này nhằm mục đích đảm bảo:
- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định;
- Việc áp dụng các chỉ dẫn và hướng dẫn đặt ra bởi các Ban về Doanh Nghiệp hoặc ban lãnh đạo của Tập đoàn;
- Sự vận hành đúng đắn của các quy trình nội bộ của Tập đoàn, đặc biệt là các quy trình góp phần bảo vệ tài sản của Tập đoàn;
- Độ tin cậy của thông tin tài chính.
Người quản lý là người đóng vai trò quan trọng trong hệ thống này:
- Họ phát triển văn hóa liêm chính trong đội ngũ của mình;
- Họ truyền đạt các nguyên tắc cơ bản của Tập đoàn;
- Họ luôn cảnh giác về những rủi ro gian lận có thể phát sinh trong Đơn vị của họ;
- Họ quyết định các biện pháp xử phạt khi hành vi gian lận của nhân viên được chứng minh.
Việc nên làm: Tôi phải
Để ngăn chặn gian lận
- Biết và tôn trọng các quy tắc kiểm soát nội bộ được xác định trong Đơn vị của tôi, đặc biệt là các quy tắc liên quan đến việc phân tách nhiệm vụ.
- Xác định và thực hiện các hành động khắc phục khi phát hiện ra điểm yếu trong kiểm soát.
- Giữ gìn các công cụ và tài nguyên do Tập đoàn cung cấp (thẻ ngân hàng; máy tính; công cụ) để sử dụng cho mục đích nghề nghiệp, trừ trường hợp được quy định cụ thể trong chính sách của Khu vực hoặc quốc gia.
- Báo cáo cho người quản lý của tôi bất kỳ yêu cầu khẩn cấp nào về việc sửa đổi hoặc trao đổi dữ liệu nhạy cảm.
- Thông báo cho người quản lý của tôi về những khó khăn lặp lại trong việc áp dụng một quy trình.
Trong trường hợp nghi ngờ có hành vi gian lận
- Thông báo cho người quản lý của tôi hoặc liên hệ với Đường Dây Đạo Đức của Michelin.
- Đòi hỏi một cách có hệ thống sự tham gia của Giám đốc An ninh Khu vực, người duy nhất được ủy quyền thực hiện các cuộc điều tra.
Khi hành vi gian lận được chứng minh
- Nhận dạng bất kỳ điểm yếu nào trong hệ thống kiểm soát và thực hiện sửa chữa để khắc phục.
- Cảnh báo hệ thống phân cấp của tôi về cơ chế của hành vi gian lận để ngăn chặn sự tái diễn trong các Công ty khác.
- Xử phạt nhân viên có hành vi gian lận trên cơ sở tham vấn với Bộ phận Nhân sự.
Việc không nên làm: Tôi không được
Để ngăn chặn hành vi gian lận
- Bỏ qua một quy trình bởi vì ai cũng đang thực hiện.
- Trao đổi mật khẩu truy cập hệ thống thông tin của tôi cho các bên thứ ba.
Trong trường hợp nghi ngờ có hành vi gian lận
- Tìm cách tự thực hiện một cuộc điều tra.
Tình huống Thực tiễn 1
Một nhà cung cấp yêu cầu bạn thanh toán gấp một hóa đơn tới một tài khoản ngân hàng mới với thông tin liên hệ kèm theo. Bạn nên làm gì?
Nhiều hành vi gian lận đã được thực hiện bởi những người mạo danh nhà cung cấp.
Bạn thông báo cho người quản lý của bạn và thực hiện theo quy trình của Bộ phận Thu mua Hàng hoá để xác nhận yêu cầu này.
Tình huống Thực tiễn 2
Bạn là người duy nhất nhận được email có chữ ký từ một giám đốc điều hành của Michelin yêu cầu bạn cung cấp thông tin nhạy cảm. Bạn có nên trả lời không?
Một yêu cầu bất thường, thậm chí là một yêu cầu nội bộ, có thể là dấu hiệu của một hành vi gian lận nhằm đánh cắp danh tính. Bạn nên chuyển nó cho Bộ phận An ninh của Đơn vị của bạn để đảm bảo quy trình được thực hiện.
Tình huống Thực tiễn 3
Người quản lý của bạn yêu cầu bạn hoãn việc hạch toán chi phí sang năm sau (ví dụ: giá trị của sản phẩm không bán được hoặc không sử dụng được sẽ bị tiêu hủy). Bạn nên làm gì?
Bạn nên từ chối việc này và nhắc nhở người quản lý của bạn về các quy tắc và quy trình kế toán của Tập đoàn. Nếu người quản lý của bạn vẫn kiên quyết, hãy liên hệ với người quản lý chức năng của bạn. Nếu tình hình vẫn tiếp diễn, bạn nên cảnh báo trên Đường Dây Đạo Đức.
