Oszustwa
Oszustwa zagrażają działalności Michelin, a także wizerunkowi i reputacji Grupy.
Oszustwa i nieuczciwość, jak każde zachowanie przestępcze, są w Michelin surowo zabronione i mogą pociągnąć za sobą odpowiedzialność cywilną lub karną pracownika. Wszelkie udowodnione oszustwa podlegają sankcjom dyscyplinarnym, zgodnie z obowiązującym prawem.
Wymagana jest bezwzględna czujność w odniesieniu do przekazywania wrażliwych danych osobom spoza firmy, co mogłoby umożliwić zewnętrznej stronie trzeciej popełnienie oszustwa.
Definicja
Oszustwo oznacza świadome i celowe działanie polegające na nieuczciwości, podstępie lub naruszeniu zaufania, popełnione w celu nielegalnego uzyskania korzyści finansowych lub innych korzyści, niezależnie od tego, czy jest to działanie na rzecz pracownika Grupy, czy też na rzecz osoby trzeciej lub spółki spoza Grupy. Istnieje kilka kategorii oszustw:
- Sprzeniewierzenie aktywów: towarów i pieniędzy;
- Wręczanie łapówek, korupcja aktywna lub pasywna;
- Fałszowanie sprawozdań finansowych.
Oszustwo może zostać popełnione przez pracownika zatrudnionego w Grupie. Może być ono również popełnione przez osobę lub organizację spoza Grupy.
Zasady przewodnie
Promowanie kultury uczciwości na wszystkich szczeblach Grupy (jasne komunikaty kierownicze dotyczące oczekiwanych zachowań i braku tolerancji) oraz wdrożenie skutecznych procedur kontroli ryzyka ograniczają ryzyko nadużyć.
Michelin wdrożył system kontroli wewnętrznej we wszystkich spółkach Grupy.
System ten oparty jest na środkach, zachowaniach, procedurach i planach działania dostosowanych do specyfiki każdej firmy, której celem jest:
- Przyczynienie się do kontroli działań, skuteczności operacji i efektywnego wykorzystania zasobów,
- Odpowiednie uwzględnianie istotnego ryzyka, zarówno operacyjnego, finansowego, jak i związanego z zachowaniem zgodności.
System ten ma na celu w szczególności zapewnienie:
- Przestrzegania regulacji i przepisów prawnych;
- Stosowania się do instrukcji i wytycznych określonych przez Dyrekcje Korporacyjne lub kierownictwo Grupy;
- Prawidłowe funkcjonowanie procesów wewnętrznych Grupy, w szczególności tych, które przyczyniają się do ochrony jej aktywów;
- Wiarygodność informacji finansowej.
W tym systemie kluczowym graczem są menedżerowie, którzy:
- Rozwijają w swoim zespole kulturę uczciwości;
- Przekazują podstawowe zasady funkcjonowania Grupy;
- Zachowują ostrożność w zakresie ryzyka nadużyć, które mogą wystąpić w ich jednostce;
- Nakładają sankcje w przypadku udowodnienia oszustwa popełnionego przez pracownika.
Właściwe praktyki: Muszę
Aby zapobiegać oszustwom
- Znać i przestrzegać zasad kontroli wewnętrznej określonych w mojej Jednostce, w szczególności tych dotyczących podziału obowiązków.
- Definiować i wdrażać działania naprawcze w przypadku wykrycia niedoskonałości kontroli.
- Wykorzystywać narzędzia i zasoby udostępnione przez Grupę (karty bankowe, komputer, narzędzia) do użytku zawodowego, z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to wyraźnie dozwolone przez politykę Regionu lub kraju.
- Zgłaszać mojemu przełożonemu wszelkich pilnych wniosków o modyfikację lub przekazywanie danych wrażliwych.
- Sygnalizować mojemu przełożonemu powtarzających się trudności w stosowaniu procedury.
W przypadku podejrzenia oszustwa
- Zgłaszać wątpliwości do mojego przełożonego lub skontaktować się z Linią Etyki Michelin.
- Systematycznie angażować Regionalnego Dyrektora ds. Bezpieczeństwa, który jest jedyną osobą uprawnioną do prowadzenia dochodzeń.
Po udowodnieniu oszustwa
- Wskazać wszelkie słabości systemu kontroli i skorygować je.
- Alarmować moich przełożonych o mechanizmie nadużyć, tak aby zapobiec ich powielaniu w innych Jednostkach.
- Nałożyć sankcje na pracownika, który dopuścił się oszustwa, w porozumieniu z Działem Personalnym.
Niewłaściwe praktyki: Nie wolno mi
Aby zapobiegać oszustwom
- Omijać procedur, ponieważ wszyscy to robią.
- Przekazywać osobom trzecim haseł dostępu do mojego systemu informatycznego.
W przypadku podejrzenia o oszustwa
- Dążyć do przeprowadzenia dochodzenia na własną rękę.
Praktyczny przypadek nr 1
Dostawca prosi o pilną zapłatę faktury na nowe konto bankowe, załączając dane kontaktowe. Co należy zrobić?
Wiele oszustw popełnianych jest przez osoby podszywające się pod dostawcę.
Informujesz swojego przełożonego. Postępujesz zgodnie z procedurą Działu Zakupów, aby potwierdzić takie żądanie.
Praktyczny przypadek nr 2
Jesteś jedynym odbiorcą podpisanej wiadomości e-mail od kierownika firmy z prośbą o podanie poufnych informacji. Czy powinieneś odpowiedzieć?
Nietypowa prośba, nawet wewnętrzna, może być sygnałem próby oszustwa związanego z kradzieżą tożsamości. Przekazujesz prośbę do Działu Bezpieczeństwa Twojej Jednostki, aby upewnić się, że procedura została zachowana.
Praktyczny przypadek nr 3
Twój przełożony poprosił Cię o przesunięcie zaksięgowania wydatku na następny rok (np. wartość niesprzedawalnego lub nienadającego się do użytku produktu, który zostanie zniszczony). Co należy zrobić?
Powinieneś odmówić i przypomnieć swojemu przełożonemu o zasadach i procedurach księgowych obowiązujących w Grupie. Jeżeli przełożony nalega, skontaktuj się ze swoim kierownikiem funkcyjnym. Jeżeli sytuacja nie ulega zmianie, należy dokonać zgłoszenia z wykorzystaniem Linii Etyki.
