Dolandırıcılıkla Mücadele
Dolandırıcılık, Michelin'in faaliyetlerinin yanı sıra imajını ve itibarını da zedeler.
Dolandırıcılık ve sahtekarlık, suç teşkil eden diğer her davranış gibi, Michelin'de kesinlikle yasaklanmıştır; böyle bir durumda çalışanın hukuki ve cezai sorumluluğuna başvurulabilir. İspatlanmış herhangi bir dolandırıcılık eylemi, yürürlükteki yasalara uygun olarak disiplin yaptırımına tabidir.
Hassas verilerin şirket dışındaki kişilere iletilmesi konusunda, şirket dışı bir üçüncü tarafın dolandırıcılık yapmasına sebep olabileceğinden tam dikkat gereklidir.
Tanım
Dolandırıcılık, ister bir Grup çalışanı için ister üçüncü bir tarafın veya Grup dışındaki bir şirketin yararına olsun, haksız bir maddi veya başkaca bir avantaj elde etmek amacıyla isteyerek ve kasten işlenen bir sahtekarlık, aldatma veya emniyeti suistimal eylemidir. Dolandırıcılığın birkaç kategorisi bulunmaktadır:
- Varlıkların kötüye kullanılması: mallar ve para;
- Aktif veya pasif nitelikte olsun fark etmeksizin yolsuzluk;
- Finansal tabloların tahrif edilmesi.
Bir Grup çalışanı tarafından dolandırıcılık yapılabilir. Bu fiil Grup dışındaki bir kişi veya kuruluş tarafından da gerçekleştirilebilir.
Kılavuz İlkeler
Grubun tüm düzeylerinde dürüstlük kültürünün teşvik edilmesi (beklenen davranış ve sıfır tolerans hakkında net yönetim mesajları verilmesi) ve etkili risk kontrol prosedürlerinin uygulanması dolandırıcılık riskini azaltır.
Michelin, tüm Grup şirketleri için bir iç kontrol sistemi oluşturmuştur.
Bu sistem, aşağıdakileri amaçlayan her şirketin özel niteliklerine uygun olarak tasarlanmış araçlara, davranışlara, prosedürlere ve eylem planlarına dayanmaktadır:
- Faaliyetlerin kontrolüne, operasyonların verimliliğine ve kaynakların verimli kullanımına katkıda bulunmak,
- Operasyonel, finansal veya uyumluluk gibi önemli riskleri uygun şekilde dikkate almak.
Bu sistem daha çok şunları sağlamayı amaçlamaktadır:
- Yasa ve yönetmeliklere uyum;
- Kurumsal Talimatlar veya Grup yönetimi tarafından belirlenen talimatların ve ilkelerin uygulanması;
- Grubun iç süreçlerinin, özellikle de varlıklarının korunmasına katkıda bulunanların düzgün çalışması;
- Finansal bilgilerin güvenilirliği.
Bu sistemde yönetici önemli bir oyuncudur:
- Takımlarında dürüstlük kültürü geliştirirler;
- Grubun temel ilkelerini aktarırlar;
- Şirketlerinde ortaya çıkabilecek dolandırıcılık risklerine karşı dikkatli olurlar;
- Çalışanın dolandırıcılığı kanıtlandığında yaptırım uygularlar.
Neleri yapmalıyım:
Dolandırıcılığın önlenmesi için:
- Şirketimde belirlenen iç kontrol kurallarını, özellikle de görevlerin dağılımına ilişkin olanları bilmeli ve bunlara saygı göstermeliyim.
- Bir kontrol açığı tespit edildiğinde düzeltici eylemleri tanımlamalı ve uygulamalıyım.
- Grup tarafından verilen araç ve kaynakları (banka kartı; bilgisayar; araçlar) bir Bölge veya ülke politikası tarafından özel olarak izin verilmedikçe sadece profesyonel olarak kullanmalıyım.
- Hassas verilerin değiştirilmesi veya iletilmesi için gelen acil bir talebi yöneticime bildirmeliyim.
- Bir prosedürün uygulanmasındaki devamlılık arz eden zorluklar için yöneticimi uyarmalıyım.
Dolandırıcılık şüphesi varsa
- Yöneticime bildirimde bulunmalı veya Michelin Etik Hattı ile iletişime geçmeliyim.
- Soruşturmaları yürütmeye yetkili tek kişi olan Bölge Güvenlik Yöneticisini sistematik olarak dahil etmeliyim.
Dolandırıcılık ispat edildiğinde
- Kontrol sistemindeki açıkları belirlemeli ve onları düzeltmeliyim.
- Diğer Şirketlere yayılmasını önlemek için üstlerimi dolandırıcılık mekanizmasına karşı uyarmalıyım.
- Personel Departmanı ile istişare ederek dolandırıcılık yapan bir çalışana yaptırım uygulamalıyım.
Neleri yapmamalıyım:
Dolandırıcılığın önlenmesi için:
- Herkes öyle yaptığı için bir prosedürü atlamamalıyım.
- Bilgi sistemi erişim şifrelerimi üçüncü taraflara iletmemeliyim.
Dolandırıcılık şüphesi varsa
- Soruşturmayı kendi başıma yürütmeye çalışmamalıyım.
Pratik Olay 1
Bir tedarikçi, iletişim bilgilerini de verdiği yeni bir banka hesabına acilen fatura ödemenizi ister. Ne yapmalısınız?
Daha önce tedarikçi kılığına girilerek birçok dolandırıcılık yapıldı.
Yöneticinizi bu konuda bilgilendirirsiniz. Bu talebi onaylamak için Satınalma Departmanı prosedürünü takip edersiniz.
Pratik Olay 2
Bir Michelin yöneticisinden hassas bilgiler isteyen imzalı bir e-postanın tek alıcısısınız. Bu maile cevap vermeli misiniz?
Olağan dışı bir istek, içeriden gelen bir istek olsa bile kimlik hırsızlığı dolandırıcılığı girişimine işaret edebilir. Prosedürü takip etmesi için Şirketinizin Güvenlik Departmanı'na konuyu aktarırsınız.
Pratik Olay 3
Yöneticiniz, bir giderin muhasebesini bir sonraki yıla ertelemenizi istedi (örneğin, yok edilecek satılamaz veya kullanılamaz ürünün değeri). Ne yapmalısınız?
Bu talebi reddetmeli ve yöneticinize Grubun muhasebe kurallarını ve prosedürlerini hatırlatmalısınız. Yöneticiniz ısrar ederse, birim yöneticinize danışın. Durum devam ederse, Etik Hattı'na bildirimde bulunmalısınız.
