Boj proti podvodům
Podvody ohrožují činnost společnosti Michelin i její image a pověst.
Podvody a nepoctivost, stejně jako jakékoli trestně postižitelné jednání, jsou ve společnosti Michelin přísně zakázány; mohou vést k občanskoprávní nebo trestněprávní odpovědnosti zaměstnance. Každý prokázaný podvod podléhá disciplinární sankci v souladu s platnými právními předpisy.
Absolutní obezřetnost je vyžadována v souvislosti s předáváním citlivých údajů osobám mimo společnost, což by mohlo umožnit spáchání podvodu externí třetí osobou.
Definice
Podvodem se rozumí úmyslné a záměrné nečestné jednání, klamání nebo porušení důvěry, spáchané s cílem neoprávněně získat finanční nebo jinou výhodu, ať už pro zaměstnance Skupiny, nebo ve prospěch třetí strany či společnosti mimo Skupinu. Existuje několik kategorií podvodu:
- Zpronevěra majetku: zboží a peněz;
- Korupce, ať už aktivní nebo pasivní;
- Falšování finančních výkazů.
Podvodu se může dopustit zaměstnanec pracující pro Skupinu. Může jej spáchat i osoba nebo organizace mimo Skupinu.
Hlavní zásady
Podpora kultury integrity na všech úrovních Skupiny (jasná manažerská sdělení o očekávaném chování a nulové toleranci) a zavedení účinných postupů kontroly rizik omezují riziko podvodu.
Společnost Michelin zavedla systém vnitřní kontroly pro všechny společnosti Skupiny.
Tento systém je založen na prostředcích, chování, postupech a akčních plánech přizpůsobených specifickým vlastnostem každé společnosti, jejichž cílem je:
- přispět ke kontrole činností, efektivitě operací a účinnému využívání zdrojů,
- vhodně zohlednit významná rizika, ať už provozní, finanční nebo rizika související s dodržováním předpisů.
Cílem tohoto systému je zejména zajistit:
- dodržování zákonů a právních předpisů;
- uplatňování pokynů a spravidel stanovených podnikovými směrnicemi nebo vedením Skupiny;
- řádné fungování vnitřních procesů Skupiny, zejména těch, které přispívají k ochraně jejího majetku;
- spolehlivost finančních informací.
Klíčovou roli v tomto systému hraje manažer:
- Rozvíjí kulturu integrity ve svém týmu;
- Informuje o základních zásadách Skupiny;
- Zůstávají ostražití vůči rizikům podvodu, která mohou v jejich subjektu vzniknout;
- ukládají sankce v případě, že se prokáže podvod ze strany zaměstnance.
ANO: Musím
Zabránit podvodům
- Znát a dodržovat pravidla vnitřní kontroly definovaná v mém subjektu, zejména pravidla týkající se oddělení povinností.
- Definovat a provádět nápravná opatření v případě zjištění nedostatků v kontrole.
- Vyhrazovat si nástroje a zdroje, které Skupina poskytuje (bankovní karta; počítač; nástroje) pro profesionální použití, s výjimkou případů, kdy to výslovně povoluje politika regionu nebo země.
- Hlásit svému nadřízenému každý naléhavý požadavek na úpravu nebo sdělení citlivých údajů.
- Upozornit svého nadřízeného na opakující se potíže při uplatňování postupu.
V případě podezření na podvod
- Upozornit svého nadřízeného nebo kontaktovat etickou linku společnosti Michelin.
- Systematicky zapojovat regionálního bezpečnostního ředitele, který je jedinou osobou oprávněnou provádět vyšetřování.
Pokud je podvod prokázán
- Identifikujte případné nedostatky v kontrolním systému a odstraňte je.
- Upozornit své nadřízené na mechanismus podvodu, aby se zabránilo jeho reprodukci v jiných subjektech.
- Po konzultaci s personálním oddělením uložit sankci zaměstnanci, který se dopustil podvodu.
NE: Nesmím
Zabránit podvodu
- Obcházet postup, protože to dělají všichni.
- Sdělovat svá přístupová hesla do informačního systému třetím osobám.
V případě podezření na podvod
- Snažit se provést vyšetřování na vlastní pěst.
Praktický případ 1
Dodavatel vás požádá o urgentní úhradu faktury na nový bankovní účet s připojenými kontaktními údaji. Co byste měli udělat?
Mnoho podvodů bylo spácháno lidmi, kteří se vydávali za dodavatele.
Informujte svého nadřízeného. Postupujete podle postupu oddělení nákupu, abyste tento požadavek potvrdili.
Praktický případ 2
Jste jediným příjemcem podepsaného e-mailu od vedoucího pracovníka společnosti Michelin, který požaduje citlivé informace. Měli byste na něj odpovědět?
Neobvyklá žádost, a to i interní, může být známkou pokusu o podvod s identitou. Předáte ji bezpečnostnímu oddělení svého subjektu, abyste se ujistili, jaký postup je třeba dodržet.
Praktický případ 3
Váš nadřízený vás požádá o odložení zaúčtování výdaje do následujícího roku (například hodnota neprodejného nebo nepoužitelného výrobku, který bude zničen). Jak byste měli postupovat?
Měli byste to odmítnout a připomenout svému manažerovi účetní pravidla a postupy Skupiny. Pokud na tom váš manažer trvá, obraťte se na vedoucího svého manažera. Pokud situace přetrvává, měli byste upozornit na etické lince.
