Geschenken en uitnodigingen
"Overal waar we gevestigd zijn, zijn we vastbesloten ons te gedragen als een verantwoordelijke, eerlijke onderneming met respect voor de menselijke samenleving en de wetgeving ..."
Michelin Prestatie- en Verantwoordelijkheidshandvest (2002), Onze waarden in de praktijk brengen, onze verantwoordelijkheid nemen.
De Groep tolereert geen enkele vorm van corruptie, publiek of privaat, actief of passief, direct of indirect. De Groep is vastbesloten om eerlijk zaken te doen en geen enkele zakenpartner, functionaris of andere natuurlijke of rechtspersoon op ongepaste wijze te beïnvloeden.
In het kader van zakenrelaties kan het uitwisselen van geschenken of uitnodigingen de onafhankelijkheid van het oordeel van werknemers in hun omgang met externe partners beïnvloeden. Om deze reden heeft de Groep besloten geen geschenken of uitnodigingen te accepteren die haar reputatie kunnen schaden.
Definities
Buitensporige geschenken en uitnodigingen kunnen als steekpenningen worden beschouwd.
Het beleid van de Groep is van toepassing op geschenken en uitnodigingen:
- die worden gegeven of ontvangen,
- direct door een werknemer of indirect door een externe vertegenwoordiger van de Groep,
- direct aan een werknemer van de Groep of indirect aan zijn/haar familielid.
Een externe vertegenwoordiger is iedere natuurlijke of rechtspersoon die namens de Groep optreedt. Bijvoorbeeld: lobbyisten, advocaten, verkoopvertegenwoordigers en tussenpersonen. Alle ongepaste handelingen en beslissingen van deze derden kunnen worden toegeschreven aan de Groep. Hun gedrag moet volledig in overeenstemming zijn met deze Code en met elk beleid dat van toepassing is op hun activiteiten.
Basisprincipes
Het is alle werknemers en externe vertegenwoordigers van de Groep verboden om een geschenk, uitnodiging of ander voordeel te aanvaarden dat hun oordeel, onpartijdigheid of onafhankelijkheid zou kunnen beïnvloeden en tot gevolg zou kunnen hebben dat zij niet in het belang van de Groep handelen.
Alle werknemers en externe vertegenwoordigers moeten zich houden aan het beleid van de Groep en het toepasselijk beleid van de regio (of ander beleid) met betrekking tot geschenken en uitnodigingen.
Ontvangen
van een geschenk of uitnodiging
Werknemers van de Groep, hun familieleden en externe vertegenwoordigers van Michelin moeten, voor zover dat mogelijk is, geschenken en uitnodigingen van leveranciers, klanten en derden weigeren.
Geschenken en uitnodigingen mogen alleen worden aanvaard als ze voldoen aan elk van de onderstaande criteria:
- In overeenstemming met deze Code en het toepasselijk beleid voor geschenken,
- Van redelijke waarde,
- Incidenteel,
- Voor een legitiem zakelijk doel,
- Toegestaan door een specifiek beleid of goedgekeurd door een manager en geregistreerd in het toepasselijke Geschenkenregister*.
Bij twijfel wordt aanbevolen het geschenk beleefd te weigeren.
Geven
van een geschenk of uitnodiging
Geschenken en uitnodigingen die het zakelijk oordeel van de ontvanger op ongepaste wijze kunnen beïnvloeden, zijn verboden.
Geschenken en uitnodigingen mogen alleen worden gegeven als ze voldoen aan elk van de onderstaande criteria:
- In overeenstemming met deze Code en het toepasselijk beleid voor geschenken,
- Van redelijke waarde,
- Incidenteel,
- Voor een legitiem zakelijk doel,
- Toegestaan door een specifiek beleid of goedgekeurd door een manager en geregistreerd in het toepasselijke geschenkenregister*.
Bij twijfel wordt aanbevolen het geven van geschenken te vermijden.
* Elke Regio dient een geschenkenregister bijhouden. Gegeven of ontvangen geschenken die niet zijn toegestaan door een specifiek beleid, maar als aanvaardbaar worden beschouwd door het management van Michelin, worden vastgelegd in dit register. Hierin moet het volgende worden vermeld: de aard, de waarde en de reden voor het geschenk en de genomen beslissing (weigering, aanvaarding gevolgd door donatie, of verdelen op de afdeling, enz.)
Do's
- Bekend zijn met en u houden aan het Beleid Geschenken en uitnodigingen dat van toepassing is op uw beroepsactiviteiten.
- Het toepasselijke Beleid Geschenken en uitnodigingen uitleggen aan uw zakenpartners om misverstanden te voorkomen.
- Bij twijfel overleggen met uw manager en de juridische afdeling.
Don'ts
- Geschenken en uitnodigingen aanvaarden die invloed kunnen hebben op uw gedrag bij de uitoefening van uw beroepsactiviteiten.
- Geschenken of uitnodigingen van buitensporige waarde geven of aanvaarden.
- Geschenken of uitnodigingen geven of aanvaarden zonder uw leidinggevende op de hoogte te stellen.
Praktijksituatie 1
Het geschenkenbeleid van uw Regio staat medewerkers toe relatiegeschenken te aanvaarden waarvan de waarde onder een bepaald bedrag ligt. Een leverancier biedt u, als inkoper, een prachtige kristallen karaf aan waarop zijn bedrijfslogo staat en waarvan de waarde mogelijk hoger ligt dan het bedrag dat het beleid toestaat. U wilt de leverancier niet beledigen. Mag u dit geschenk aanvaarden?
Ja. U mag dit geschenk aanvaarden als u het alleen voor zakelijke doeleinden gebruikt. U moet het registreren in het geschenkenregister als de waarde hoger ligt dan het maximum dat is toegestaan door het toepasselijke beleid voor Geschenken en uitnodigingen.
Praktijksituatie 2
U bent Key Account Manager voor X, een grote klant. In de afgelopen zes maanden is de zakelijke relatie verslechterd. De inkoopdirecteur van uw klant heeft u dit laten weten. U wilt uw klant uitnodigen voor een diner in een restaurant met 2 Michelinsterren om het account te behouden. Is dit toegestaan?
U dient het toepasselijke Beleid Geschenken en uitnodigingen in uw land raadplegen en te overleggen met uw manager. Hoewel occasionele maaltijden met een redelijke waarde zijn toegestaan, kan een diner in een sterrenrestaurant als buitensporig worden beschouwd. Overleg bij twijfel met de juridische afdeling.
