Belangenverstrengeling vermijden
"Wij willen het ontstaan van eventuele belangenverstrengelingen tussen de verantwoordelijkheden van de medewerkers binnen de onderneming en daarbuiten voorkomen. Daarom verwachten we van onze medewerkers dat zij persoonlijke financiële, commerciële of andere activiteiten vermijden als die in strijd zouden kunnen zijn met de rechtmatige belangen van de Michelin Groep of de objectiviteit van zakelijke beslissingen kunnen beïnvloeden, of de schijn kunnen wekken dat dit het geval is, vanwege hun verantwoordelijkheden binnen de onderneming."
Michelin Performance and Responsibility handvest (2002), Onze waarden in de praktijk brengen, onze verantwoordelijkheid nemen.
Definitie
Er is sprake van een belangenverstrengeling wanneer de persoonlijke belangen van een medewerker in strijd zijn met de belangen van de werkgever..
Persoonlijke belangen kunnen van charitatieve, culturele, financiële, politieke, religieuze of sportieve aard zijn, verband houden met verenigingen of voortvloeien uit familie-, emotionele of vriendschapsbanden.
Er is niet in alle landen een wettelijke definitie van belangenconflicten, maar toch wordt dergelijk gedrag vaak strafrechtelijk bestraft.
Een belangenconflict kan werkelijk, potentieel of schijnbaar zijn:
- Werkelijk belangenverstrengeling: situatie waarin een medewerker een persoonlijk belang heeft dat in strijd is met de belangen van Michelin en dat invloed heeft op de uitvoering van zijn/haar werkzaamheden bij Michelin.
- Potentieel belangenverstrengeling: situatie waarin de persoonlijke belangen van een medewerker in conflict dreigen te komen met de belangen van Michelin; de medewerker moet ervoor waken dat een potentieel belangenverstrengeling geen werkelijk belangenverstrengeling wordt.
- Schijnbaar belangenverstrengeling: situatie waarin de persoonlijke belangen van een medewerker de schijn van een belangenverstrengeling kunnen wekken.
Basisprincipes
Elke medewerker dient zijn/haar manager en/of de personeelsafdeling op de hoogte stellen van elk belangenverstrengeling (werkelijk, schijnbaar of potentieel) om te waarborgen dat de situatie bekend is en wordt behandeld in overeenstemming met het beleid van de Groep..
Elke medewerker moet bijzonder waakzaam zijn als er sprake van persoonlijke of familierelaties met iemand die voor een concurrent, een leverancier of een klant van de Groep werkt. Deze relaties zijn niet onwettig, maar mogen niet in strijd zijn met de belangen van Michelin.
Elke situatie die aanleiding kan geven tot redelijke twijfel over de onpartijdigheid, loyaliteit aan de Groep en eerlijkheid van een medewerker, zelfs als deze twijfel onterecht is, stelt de medewerker bloot aan het risico op een belangenverstrengeling.
Do's
- Uw manager om advies vragen als uw persoonlijke situatie (of die van uw familieleden) mogelijk kan leiden tot een belangenverstrengeling in het voordeel of nadeel van de belangen van Michelin.
- Voorkomen dat u vrienden en bekenden bevoordeelt bij uw beroepsmatige beslissingen en activiteiten.
- Waarborgen dat uw beslissingen altijd eerlijk en onpartijdig zijn, in het belang van de Groep.
Don'ts
- Materiële of immateriële goederen onder zich houden of kopen om ze te verkopen of te verhuren aan Michelin.
- Een beslissing nemen op basis van financiële belangen die u, in welke vorm ook, heeft in een handelsvennootschap die onder de zeggenschap van concurrenten, leveranciers of klanten van Michelin valt.
- Uw invloed gebruiken om ervoor te zorgen dat uw partner, een van uw familieleden of kinderen in dienst wordt genomen door een concurrent, een leverancier of een klant van de Groep.
Praktijksituatie 1
U weet dat uw industriële vestiging binnenkort een offertetraject zal lanceren voor het selecteren van een schoonmaakbedrijf. Uw dochter leidt een gerenommeerde en succesvolle lokale onderneming die deze dienst aanbiedt. Welke positie dient u innemen ten opzichte van uw familie en binnen de Groep?
U mag niets over de aanbesteding zeggen tegen uw familie. U dient het bestaan van deze situatie, die als een belangenverstrengeling kan worden beschouwd, melden aan en bespreken met uw manager.
U mag in geen geval betrokken zijn bij de selectie van leveranciers in het kader van de offerteaanvraag, noch bij de uitvoering ervan.
U let goed op, want u weet dat zelfs een terloopse opmerking over het werk van uw dochter tegen een collega die betrokken is bij de offerteaanvraag als een belangenverstrengeling kan worden geïnterpreteerd.
Praktijksituatie 2
Uw zoon, die op zoek is naar werk, heeft gesolliciteerd bij een van uw belangrijkste klanten. Tijdens een gesprek met deze klant vermeldt deze de sollicitatie van uw zoon meerdere keren. Wat doet u?
U dient uw manager op de hoogte stellen van deze situatie en de familieband, die als een belangenverstrengeling zou kunnen worden geïnterpreteerd tijdens het vervolg van uw relatie met deze klant.
Samen met uw manager legt u de situatie aan uw klant uit om directe of indirecte druk te voorkomen.
