Lotta alle frodi
Le frodi mettono in pericolo l'attività di Michelin, la sua immagine e la sua reputazione.
Michelin vieta severamente lafrode e la disonestà, come ogni altro comportamento legalmente riprovevole, che possono implicare responsabilità civile o penale del dipendente. Ogni frode comprovata è passibile di sanzione disciplinare ai sensi della normativa applicabile.
È richiesta l'assoluta attenzione in merito alla comunicazione di dati sensibili a soggetti esterni all'azienda che potrebbe consentire a un terzo esterno di commettere frodi.
Definizione
La frode è un atto voluto e premeditato caratterizzato da disonestà, inganno o violazione di fiducia, commesso al fine di ottenere illegalmente un vantaggio economico o di altra natura, sia per un dipendente del Gruppo, sia a vantaggio di un terzo o di una società esterna al Gruppo. Esistono diverse categorie di frode:
- appropriazione indebita di beni e denaro;
- corruzione attiva o passiva;
- falsificazione di bilanci.
La frode può essere commessa da un dipendente che lavora per il Gruppo. Può essere commessa anche da una persona o da un'organizzazione esterna al Gruppo.
Principi guida
Il rischio di frode è limitato dalla promozione di una cultura basata sull'onestà a tutti i livelli del Gruppo ( attraverso messaggi chiari sui comportamenti previsti ed un approccio di tolleranza zero) e sull'attuazione di procedure di controllo del grado di rischio efficaci.
Michelin ha implementato un sistema di controllo interno per tutte le società del Gruppo.
Tale sistema si basa su mezzi, comportamenti, procedure e piani di azione adeguati alle caratteristiche specifiche di ciascuna azienda, che mira a:
- contribuire al controllo delle attività, all'efficienza delle operazioni e all'uso efficiente delle risorse,
- tenere adeguatamente in considerazione i rischi significativi, siano essi operativi, finanziari o di compliance.
Questo sistema mira, in particolare, a garantire:
- conformità a leggi e regolamenti;
- applicazione di istruzioni e linee guida dettate dalle Direzioni aziendali o dalla direzione del Gruppo;
- corretto funzionamento dei processi interni del Gruppo, in particolare di quelli che contribuiscono alla tutela del suo patrimonio;
- affidabilità delle informazioni finanziarie.
Il manager riveste un ruolo fondamentale in questo sistema:
- sviluppa una cultura di basata sull' onestà all’interno del suo team;
- divulga i principi fondamentali del Gruppo;
- rimane vigile sui rischi di frode che possono insorgere nella propria Entità;
- irroga sanzioni quando viene dimostrata la frode da parte di un dipendente.
Comportamenti corretti: È fondamentale
Per prevenire le frodi
- Conoscere e rispettare le regole di controllo interno definite dal Gruppo, in particolare quelle relative alla separazione delle mansioni.
- Definire e implementare azioni correttive in caso di individuazione di un punto debole del sistema di controllo.
- Riservare gli strumenti e le risorse messe a disposizione dal Gruppo (carta di credito; computer; strumenti) all'uso professionale, salvo ove altrimenti esplicitamente autorizzato da una politica regionale o nazionale.
- Segnalare al mio manager ogni richiesta urgente di modifica o comunicazione di dati sensibili.
- Avvisare il manager in caso di difficoltà ricorrenti nell'applicazione di una procedura.
In caso di sospetto di frode
- Avvisare il manager o contattare la Linea Etica di Michelin.
- Coinvolgere sistematicamente il Direttore regionale per la sicurezza, l’unico soggetto autorizzato allo svolgimento delle indagini.
Una volta dimostrata la frode
- Identificare eventuali punti deboli nel sistema di controllo e correggerli.
- Avvisare la gerarchia del meccanismo di frode al fine di impedirne la riproduzione in altre Entità.
- Sanzionare un dipendente che ha commesso una frode in consultazione con il Servizio del Personale.
Comportamenti da evitare: Evitare di
Per prevenire le frodi
- Ignorare una procedura perché tutti lo fanno.
- Comunicare a terzi le password di accesso al sistema informatico.
In caso di sospetto di frode
- Cercare di svolgere autonomamente un'indagine.
Caso pratico 1
Un fornitore ti chiede di pagare urgentemente una fattura su un nuovo conto bancario con i dettagli allegati. Cosa dovresti fare?
Molte frodi sono state commesse da persone che si spacciano per un fornitore.
Informa il tuo manager. Segui la procedura del Servizio Acquisti per accettare questa richiesta.
Caso pratico 2
Sei l'unico destinatario di un'e-mail firmata da un dirigente Michelin che richiede informazioni sensibili. Dovresti rispondere?
Una richiesta insolita, anche interna, può essere indice di un tentativo di furto d'identità. Trasferiscila al Dipartimento di sicurezza della tua Entità per garantire la corretta procedura.
Caso pratico 3
Il tuo manager ti chiede di posticipare la contabilizzazione di una spesa all'anno successivo (ad esempio, il valore di prodotto invendibile o inutilizzabile che andrà distrutto). Cosa dovresti fare?
Dovresti rifiutarti di farlo e ricordare al tuo manager le regole e le procedure contabili del Gruppo. Se il tuo manager insiste, contatta il tuo manager funzionale. Se la situazione non cambia, inoltra una segnalazione alla Linea Etica.
