Betrugsbekämpfung
Betrug gefährdet die Geschäfte, das Image und den Ruf von Michelin.
Betrug, Unehrlichkeit sowie jedes andere strafbare Verhalten sind bei Michelin streng untersagt. Der betreffende Mitarbeiter muss damit rechnen, dass er zivil- oder strafrechtlich zur Verantwortung gezogen wird. Erwiesener Betrug zieht unter Einhaltung der geltenden örtlichen Gesetze disziplinarische Maßnahmen nach sich.
Besondere Wachsamkeit ist geboten, wenn es um die externe Weitergabe sensibler Daten geht, die Dritten betrügerische Handlungen ermöglichen könnten.
Begriffsklärung
Beim Betrug handelt eine Person vorsätzlich und absichtlich unehrlich, nutzt Täuschung oder Veruntreuung, um jemandem illegal einen finanziellen oder anderweitigen Vorteil zu verschaffen. Dabei ist unerheblich, ob der Vorteil einem Mitarbeiter der Gruppe, einem Dritten oder einem Unternehmen, das nicht zur Gruppe gehört, verschafft wird. Es werden mehrere Arten von Betrug unterschieden:
- Veruntreuung oder Unterschlagung von Vermögenswerten: Gegenstände und Geld
- aktive und passive Korruption (Bestechung und Bestechlichkeit)
- Fälschung von Finanzberichten
Betrug kann durch einen Mitarbeiter der Gruppe oder eine natürliche oder juristische Personen außerhalb der Gruppe begangen werden.
Leitsätze
Wird eine Kultur der Integrität auf allen Ebenen der Gruppe gefördert (klare Aussagen der Führungsebene zum erwarteten Verhalten und der Nulltoleranz) sowie effiziente Kontrollmechanismen eingerichtet, sinkt die Wahrscheinlichkeit von Betrugsvorfällen.
Michelin hat einen internen Kontrollmechanismus für alle Gesellschaften der Gruppe eingerichtet.
Dieser Mechanismus basiert auf Mitteln, Verhaltensweisen, Verfahren und Aktionsplänen, jeweils auf die Gesellschaft angepasst. Ziel ist:
- zur Kontrolle und Wirksamkeit der Geschäftstätigkeit und zum effizienten Einsatz der Ressourcen beizutragen,
- signifikante Risiken (operative, finanzielle Risiken und Compliance- Risiken) angemessen zu berücksichtigen.
Der Mechanismus bezweckt insbesondere,
- die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sicherzustellen,
- die Anwendung der Hinweise und Leitlinien, die von den Gruppendirektionen oder der Geschäftsleitung der Gruppe festgelegt wurden,
- die korrekte Funktionsweise der internen Prozesse der Gruppe, vor allem derjenigen, die dem Schutz der Vermögenswerte dienen,
- die Zuverlässigkeit der Finanzdaten.
Für diesen Mechanismus spielt die Führungskraft eine wichtige Rolle.
- Sie fördert eine Kultur der Integrität in ihrem Team.
- Sie kommuniziert die Grundprinzipien der Gruppe.
- Sie achtet stets auf potenzielle Betrugsrisiken, die innerhalb ihrer Einheit auftreten könnten.
- Sie sanktioniert Mitarbeiter, die sich erwiesenermaßen des Betrugs schuldig gemacht haben.
Do's:
Betrugsvorbeugung
- Informieren Sie sich zu den in Ihrer Organisationseinheit geltenden internen Kontrollvorschriften und halten Sie sie ein. Dies gilt insbesondere für die Vorschriften zur Aufgabentrennung.
- Legen Sie Korrekturmaßnahmen fest, wenn Sie eine Schwachstelle im Kontrollmechanismus entdecken, und setzen Sie diese um.
- Nutzen Sie die Tools und Arbeitsmittel wie Bankkarte, Computer, Werkzeug und sonstige Geräte ausschließlich für berufliche Zwecke, es sei denn eine anderweitige Nutzung wird ausdrücklich in den Richtlinien Ihrer Region oder Ihres Landes erlaubt.
- Melden Sie Ihrer Führungskraft dringende Anfragen zur Änderung oder Kommunikation sensibler Daten.
- Informieren Sie Ihre Führungskraft, wenn es bei der Anwendung eines Prozesses immer wieder zu Problemen kommt.
Betrugsverdacht
- Informieren Sie Ihre Führungskraft oder wenden Sie sich an die Ethik-Hotline von Michelin.
- Beziehen Sie stets den Sicherheitsverantwortlichen mit ein, der als einziger zur Einleitung von Ermittlungen autorisiert ist.
Erwiesener Betrugsfall
- Ermitteln Sie eventuelle Schwachstellen des Kontrollmechanismus und beheben Sie diese.
- Informieren Sie Ihre Führungskraft bzw. Führungskräfte über den Betrugsmechanismus, damit dieser sich nicht in anderen Organisationseinheiten wiederholen kann.
- Sanktionieren Sie den Mitarbeiter in Abstimmung mit der Personalabteilung.
Don'ts:
Betrugsvorbeugung
- Umgehen Sie keine Prozesse mit der Begründung, dass alle das so machen.
- Teilen Sie niemals Dritten Ihre Passwörter für den Zugriff auf IT-Systeme mit.
Betrugsverdacht
- Versuchen Sie nicht, auf eigene Faust Ermittlungen anzustellen.
Beispiel 1
Ein Lieferant bittet Sie, eine Rechnung dringend auf ein neues Konto zu überweisen und teilt Ihnen die neue Bankverbindung mit. Was ist zu tun?
Es sind zahlreiche Betrugsfälle bekannt, bei denen der Betrüger sich als Lieferant ausgegeben hat (Identitätsdiebstahl).
Informieren Sie Ihre Führungskraft. Halten Sie die Vorgaben der Einkaufsabteilung ein und lassen sich die Anfrage bestätigen.
Beispiel 2
Von einer leitenden Michelin Führungskraft erhalten Sie eine E-Mail, die nur an Sie gerichtet ist. Diese bittet Sie um sensible Daten. Sollten Sie antworten?
Eine ungewöhnliche Anfrage kann, auch wenn sie von intern kommt, auf einen Betrugsversuch durch Identitätsdiebstahl deuten. Leiten Sie die Anfrage an die Abteilung für Sicherheit Ihrer Organisationseinheit weiter, um zu erfragen, wie vorzugehen ist.
Beispiel 3
Ihre Führungskraft bittet Sie, bestimmte Kosten erst ins nächste Geschäftsjahr zu buchen (z.B. den Wert unverkäuflicher oder unbrauchbarer Lagerbestände, die vernichtet werden sollen). Was ist zu tun?
Sie müssen sich weigern und Ihre Führungskraft an die buchhalterischen Verfahren und Vorschriften der Gruppe erinnern. Wenn Ihre Führungskraft dennoch darauf besteht, wenden Sie sich an Ihren funktionalen Manager. Bleibt die Situation unverändert, müssen Sie das der Ethik-Hotline melden.
