Bestrijding van fraude
Fraude brengt de activiteiten, het imago en de reputatie van Michelin in gevaar.
Fraude, oneerlijkheid en elk gedrag dat strafrechtelijk laakbaar is, zijn ten strengste verboden bij Michelin en kunnen civiel- of strafrechtelijke aansprakelijkheid van de medewerker tot gevolg hebben. Bij bewezen fraude wordt een disciplinaire sanctie opgelegd, in overeenstemming met de toepasselijke lokale wetgeving.
Absolute waakzaamheid is geboden wanneer gevoelige gegevens worden gedeeld met personen buiten de onderneming, waardoor een derde de kans kan krijgen om fraude te plegen.
Definitie
Fraude is een moedwillige en opzettelijke daad van oneerlijkheid, bedrog of misbruik van vertrouwen, begaan om op onwettige wijze een financieel of ander voordeel te verkrijgen, hetzij voor een medewerker van de Groep of ten gunste van een derde of een onderneming buiten de Groep. Er worden meerdere vormen van fraude onderscheiden:
- Verduistering van middelen: goederen en geld,
- Corruptie, hetzij actief of passief,
- Vervalsing van financiële overzichten.
Fraude kan worden gepleegd door een medewerker van de Groep, maar ook door een persoon of organisatie buiten de Groep.
Basisprincipes
Het bevorderen van een cultuur van integriteit op alle niveaus van groep (duidelijke boodschappen van managers over het verwachte gedrag en nultolerantiebeleid) en de invoering van effectieve risicobeheersingsprocedures beperken het risico op fraude.
Michelin heeft een intern controlesysteem geïmplementeerd voor alle vennootschappen van de Groep.
Dit systeem is gebaseerd op middelen, gedrag, procedures en actieplannen die zijn afgestemd op de specifieke kenmerken van elke onderneming, en heeft als doel:
- bij te dragen aan het onder controle te houden van activiteiten, aan een effectieve bedrijfsvoering en een efficiënt gebruik van middelen
- op een passende manier te beschermen tegen significante risico's, operationeel, financieel of op het gebied van naleving.
Meer in het bijzonder is dit systeem gericht op het waarborgen van:
- de naleving van de wet- en regelgeving,
- de toepassing van de instructies en richtlijnen die door de Centrale Directies of het management van de Groep zijn vastgesteld,
- de goede werking van de interne processen van de Groep, met name degenen die bijdragen aan de bescherming van haar eigendommen,
- de betrouwbaarheid van financiële informatie.
De manager speelt een belangrijke rol in dit systeem:
- Hij/zij ontwikkelt een cultuur van integriteit in zijn/haar team,
- Hij/zij maakt de kernbeginselen van de Groep bekend,
- Hij/zij blijft alert op de frauderisico's die zich kunnen voordoen binnen zijn/haar entiteit,
- Hij/zij bestraft frauderende werknemers wanneer fraude bewezen is.
Do's
Om fraude te voorkomen
- Het kennen en naleven van de interne controleregels die zijn vastgesteld binnen uw entiteit, met name die betreffende belangenverstrengeling.
- Corrigerende maatregelen vaststellen en uitvoeren in geval van een tekortkoming in de controle.
- De tools en middelen die de Groep ter beschikking stelt (zoals bankpas, computer en gereedschap) uitsluitend voor professionele doeleinden gebruiken, behalve voor zover uitdrukkelijk toegestaan door het beleid van uw Regio of land.
- Uw manager op de hoogte stellen van dringende verzoeken om het wijzigen of verstrekken van gevoelige gegevens.
- Uw manager attenderen op terugkerende problemen bij het toepassen van een procedure.
Bij vermoedens van fraude
- Uw manager waarschuwen of contact opnemen met de Michelin Ethieklijn.
- Systematisch de hulp van de regionale veiligheidsmanager inroepen, die als enige bevoegd is om onderzoek te doen.
Wanneer fraude bewezen is
- Eventuele zwakke plekken in het controlesysteem identificeren en ze verhelpen.
- Mijn leidinggevende op de hoogte brengen van het fraudemechanisme om te voorkomen dat het zich bij andere entiteiten herhaalt
- De frauderende medewerker een sanctie opleggen in overleg met de afdeling personeelszaken.
Don'ts
Om fraude te voorkomen
- Een procedure omzeilen omdat iedereen het doet.
- Wachtwoorden van informatiesystemen aan derden verstrekken.
Bij vermoedens van fraude
- Op eigen houtje onderzoek proberen te doen.
Praktijksituatie 1
Een leverancier vraagt u met spoed een factuur te betalen op een nieuwe bankrekening, waarvan het rekeningnummer is toegevoegd. Wat moet u doen?
Veel fraudegevallen worden gepleegd doordat iemand zich voordoet als een leverancier.
U moet uw manager inlichten. Volg de procedure van de inkoopafdeling om het verzoek te bevestigen.
Praktijksituatie 2
U ontvangt als enige een e-mail van een bestuurder van Michelin, waarin wordt gevraagd om gevoelige informatie. Moet u deze e-mail beantwoorden?
Een ongewoon verzoek, zelfs als het intern is, kan wijzen op een poging tot fraude via identiteitsdiefstal. U stuurt de e-mail door naar de veiligheidsafdeling van uw entiteit om te vragen welke procedure u moet volgen.
Praktijksituatie 3
Uw manager vraagt u de boeking van een uitgave uit te stellen tot het volgende boekjaar (bijvoorbeeld: de waarde van een niet-verkoopbare of onbruikbare voorraad, die zal worden vernietigd). Wat moet u doen?
U moet dit weigeren en uw manager wijzen op de procedures en boekhoudregels van de Groep. Als uw manager aandringt, moet u contact opnemen met uw functioneel manager. Als de situatie niet verandert, moet u een melding indienen bij de Ethieklijn.
