Bestrijding van corruptie
"Waar ter wereld we ook actief zijn, we maken ons sterk tegen elke vorm van corruptie ongeacht de organisatie of instantie die het betreft, hetzij publiek hetzij privaat. We weigeren iedere beloning aan een derde als die niet staat voor een echte dienst, voor een gerechtvaardigd bedrag, naar behoren opgenomen in onze boekhouding."
Michelin Prestatie- en Verantwoordelijkheidshandvest (Charte Performance et Responsabilité Michelin) (2002), Onze waarden in de praktijk brengen, onze verantwoordelijkheid nemen.
De Groep wil haar reputatie als eerlijke en integere onderneming beschermen en ontwikkelen. Corruptie en ongeoorloofde beïnvloeding verwoesten het vertrouwen in een organisatie. Zonder dit vertrouwen kunnen de kernwaarden van de Groep niet worden gerespecteerd.
Toepassingsgebied
Als onderneming waarvan de moedermaatschappij is genoteerd aan de beurs van Parijs (Frankrijk) zijn de activiteiten van de Groep over de hele wereld gebonden aan de Franse wetgeving betreffende corruptie en ongeoorloofde beïnvloeding, en met name aan de eis dat de onderneming bepaalde maatregelen moet treffen om corruptie te bestrijden.
Deze Code is van toepassing op alle activiteiten van Michelin in Frankrijk en in alle landen waar Michelin actief is. De lokale wetgeving in de landen waar Michelin actief is, kan strenger zijn dan deze Code. Als dit het geval is, prevaleert de anti-corruptiewetgeving van het land.
Iedere medewerker heeft de verantwoordelijkheid om, in samenwerking met de juridische afdeling, te begrijpen wat de reikwijdte van dergelijke uitzonderingen is.
Definities
Publieke corruptie is het aanbieden van een geschenk of ander voordeel aan iemand die werkzaam is in de publieke sector, voor hem-/haarzelf of voor iemand anders, direct of indirect, om deze persoon aan te zetten tot het verrichten of nalaten van een handeling die onder zijn/haar functie of mandaat valt. Deze onwettige praktijk is een daad van actieve corruptie.
Het accepteren van of vragen om een dergelijk voorstel of geschenk door iemand die werkzaam is in de publieke sector is een daad van passieve corruptie.
Private corruptie is het aanbieden van een geschenk of ander voordeel aan iemand die werkzaam is in de particuliere sector, voor hem-/haarzelf of voor iemand anders, direct of indirect, om deze persoon aan te zetten tot het verrichten of nalaten van een handeling die onder zijn/haar functie valt. Deze onwettige praktijk is een daad van actieve corruptie.
Het accepteren van of vragen om een dergelijk voorstel of geschenk door iemand die werkzaam is in de particuliere sector is een daad van passieve corruptie.
Actieve ongeoorloofde beïnvloeding is het direct of indirect aanbieden van een geschenk of ander voordeel aan iemand die in de publieke of particuliere sector werkt en (werkelijke of veronderstelde) invloed heeft, in ruil voor het misbruik door deze persoon van zijn/haar invloed om een gunstige beslissing te verkrijgen van een autoriteit of overheidsinstelling (onderscheidingen, banen, aanbestedingen).
Het accepteren van of vragen om een dergelijk voorstel door iemand die werkzaam is in de publieke of particuliere sector is een daad van passieve ongeoorloofde beïnvloeding.
Faciliterende betalingen (of stimulerende betalingen) zijn betalingen, vaak in contanten, aan een ambtenaar met als doel een administratieve procedure te vergemakkelijken, op gang te brengen of te versnellen. Dit kan gaan om het verkrijgen van vergunningen, het inklaren van goederen bij de douane, het aansluiten van water- of elektriciteitsvoorziening of het verkrijgen van gebruikelijke diensten zoals postbezorging of politiebescherming.
Gebruikelijke en reguliere betalingen die direct aan een overheidsinstantie worden gedaan voor een daadwerkelijk geleverde of verwachte overheidsdienst (zoals aansluitkosten voor water) vallen niet onder faciliterende betalingen.
Basisprincipes
De Groep hanteert een nultolerantiebeleid ten aanzien van corruptie en ongeoorloofde beïnvloeding, ongeacht de vorm ervan: publiek of privaat, actief of passief, direct of indirect. Elke (poging tot) corruptie of ongeoorloofde beïnvloeding kan (a) de medewerker blootstellen aan disciplinaire maatregelen (b) de medewerker en de Groep blootstellen aan boetes en/of juridische procedures – waaronder strafrechtelijke vervolging – en kan de reputatie en integriteit van de Groep schaden.
Michelin is tegen elke betaling van steekpenningen (onwettig geven van geld of cadeaus) en andere illegale betalingen, direct of indirect via een tussenpersoon, aan ambtenaren, leden van de regering of andere personen die in de publieke sector werken, evenals aan welke particulier of privaatrechtelijke organisatie ook.
De Groep verzet zich ook tegen alle vormen van betaling van smeergeld, rechtstreeks of via een tussenpersoon, aan ambtenaren, regeringsleden of andere publieke actoren; zelfs als dergelijke betalingen door de plaatselijke wetgeving worden getolereerd. De enige uitzondering op dit verbod geldt wanneer de medewerker een risico loopt voor zijn of haar veiligheid of lichamelijke integriteit. In dat geval dient de medewerker zo snel mogelijk na het gedwongen doen van een dergelijke betaling zijn of haar manager, de Compliance Officer van de Regio of de Ethieklijn te informeren.
Een medewerker wordt niet bestraft voor de gevolgen va zijn of haar weigering om namens Michelin steekpenningen te betalen.
Derden die namens Michelin handelen
Alle medewerkers dienen voorzichtig te zijn wanneer zij een beroep doen op derden die een entiteit van de Groep vertegenwoordigen of namens een entiteit van de Groep handelen, zoals gevolmachtigden, tussenpersonen en externe adviseurs of klanten die dergelijke diensten verlenen.
Overeenkomsten met derden die namens of voor rekening van Michelin handelen, of met personen die namens Michelin in contact staan met overheidsinstellingen of regeringen, dienen schriftelijk te zijn en anti-corruptiebepalingen te bevatten. De looptijd van deze overeenkomsten moet beperkt zijn om het risico op corruptie te kunnen herevalueren en de opdracht te kunnen aanbesteden.
De vergoeding voor de diensten van deze derden dient:
- Redelijk, in verhouding tot de toegewezen taak, identificeerbaar en vergelijkbaar te zijn met de marktstandaarden.
- Naar behoren te worden verantwoord, te worden uitgekeerd in ruil voor daadwerkelijk verleende diensten en in overeenstemming te zijn met de praktijken van Michelin ten aanzien van toegestane uitgaven en de boekhoudregels van Michelin.
Medewerkers dienen informatie in te winnen bij de juridische afdeling over toelaatbare vergoedingen, in overeenstemming met de anticorruptiepraktijken van de Groep en de toepasselijke wetgeving.
Do's
- Elk verzoek of aanbod om steekpenningen of onwettige betalingen weigeren. Onmiddellijk een melding indienen bij de juridische afdeling en de Ethieklijn.
- Het beleid ten aanzien van geschenken en uitnodigingen naleven.
- De verplichte anticorruptietraining volgen.
Don'ts
Persoonlijk of via een derde
- Steekpenningen of onwettige betalingen, vragen, geven of voorstellen of met een dergelijk verzoek instemmen.
- Een geschenk of voordeel aanbieden aan iemand in de publieke of particuliere sector, voor zijn/haar persoonlijke voordeel, om:
- een administratieve of zakelijke beslissing te beïnvloeden,
- contracten of zakelijke partnerschappen te verkrijgen of behouden,
- een voordeel voor de Groep te verkrijgen.
- Aanbiedingen, beloften, geschenken, cadeaus of voordelen van welke aard dan ook voorstellen aan een persoon, of instemmen met een verzoek daarom, om laatstgenoemde aan te zetten tot het misbruiken van zijn/haar werkelijke of veronderstelde invloed op een overheidsmedewerker.
Praktijksituatie 1
U bent verkoopmanager. Een klant neemt contact met u op om te onderhandelen over de terugbetaling van een product in het kader van de garantie (terugbetaling omdat de garantieclaim niet kon worden afgehandeld). Hij zegt dat hij bereid is het terugbetaalde bedrag met u te delen, "zoals dat gebruikelijk was met uw voorganger". Is deze praktijk toegestaan?
Neen. Allereerst dient u het aanbod beleefd te weigeren. Vervolgens dient u contact op te nemen met de juridische afdeling of de situatie melden via de Ethieklijn. Zo kunnen dit voorval en eerdere voorvallen worden onderzocht.
Praktijksituatie 2
Tijdens een vergadering met een vertegenwoordiger van een klant uit de Publieke sector in een land dat bekend staat om zijn corruptierisico's, eist de vertegenwoordiger een contante betaling van u om « te zorgen dat de verkoopovereenkomst wordt verlengd ». U antwoord dat u niet het recht hebt dit te doen. Uw contactpersoon wordt boos en bedreigt u. Dient u in te stemmen met het verzoek?
Neen. Probeer deze persoon eerst te kalmeren om uw veiligheid te garanderen. Breng uzelf niet in gevaar! Meld de situatie vervolgens bij uw leidinggevende of bij de juridische afdeling. Dien ook een melding in via de Ethieklijn.
Bij iedere vergadering met lokale autoriteiten wordt aanbevolen om altijd met twee vertegenwoordigers van de Groep aanwezig te zijn.
Praktijksituatie 3
U bent als inkoper verantwoordelijk voor een aanbesteding. Een potentiële leverancier biedt zijn diensten aan u persoonlijk aan in ruil voor het toewijzen van de aanbestedingsopdracht. Mag u dit accepteren?
Neen. Weiger het aanbod beleefd. Stel onmiddellijk de juridische afdeling op de hoogte. Dien ook een melding in via de Ethieklijn.
Praktijksituatie 4
U bent verkoopmanager. Een voormalige overheidsambtenaar van het land neemt contact met u op en biedt u zijn diensten aan « om ervoor te zorgen dat Michelin een aanbesteding binnenhaalt » die zojuist door het land werd aangekondigd. Het gaat om een belangrijke aanbesteding die een echte aanwinst voor de Groep zou betekenen en ervoor kan zorgen dat u uw groeidoelstellingen op deze markt kan behalen. Wat moet u doen?
U dient iedere vergadering met deze voormalige overheidsambtenaar te weigeren en onmiddellijk contact op te nemen met uw manager en met de juridische afdeling. Het feit dat de voormalige overheidsambtenaar beweert te kunnen garanderen dat Michelin voor de overheidsopdracht wordt geselecteerd, is een « red flag » (alarmsignaal), dat zou kunnen betekenen dat de ambtenaar zijn invloed op voormalige collega's misbruikt. U meldt dit mogelijke aanbod van ongeoorloofde beïnvloeding via de Ethieklijn.
