Lucha contra el fraude
El fraude pone en riesgo las actividades de Michelin así como su imagen y reputación.
El fraude y la deshonestidad, como cualquier comportamiento reprobable, están estrictamente prohibido en Michelin; pueden comprometer la responsabilidad civil o criminal de un empleado. Cualquier fraude comprobado es objeto de sanción disciplinaria, de acuerdo con la ley aplicable.
Se requiere supervisión absoluta con respecto a la comunicación de información sensible a personas externas a la empresa que permitan que un tercero cometa fraude.
Definición
El fraude es el acto de deshonestidad voluntario o intencional, engaño o abuso de confianza, cometido con la intención de obtener ilegalmente ventajas financieras o de otro tipo, ya sea para un empleado del Grupo o en beneficio de un tercero o una empresa externa al Grupo. Hay diversas categorías de fraude:
- Desvío de activos: bienes o dinero;
- Corrupción, ya sea activa o pasiva;
- Falsificación de estados financieros.
El fraude puede ser cometido por un empleado trabajando para el Grupo. También puede llevarse a cabo por una persona u organización fuera del Grupo.
Principios Rectores
Promover una cultura de integridad en todos los niveles del Grupo (mensajes gerenciales claros acerca del comportamiento esperado y cero tolerancia) y la implementación de procedimientos de control de riesgos efectivos para limitar el riesgo de fraude.
Michelin ha implementado un sistema de control interno en todas las empresas del Grupo.
Este sistema está basado en medios, comportamientos, procedimientos y planes de acción adaptados a las características específicas de cada empresa con la intención de:
- Contribuir al control de las actividades, la efectividad de las operaciones y el uso eficiente de los recursos,
- Tomar a consideración de manera apropiada los riesgos significativos, ya sean operativos, financieros o de conformidad.
Este sistema apunta particular a garantizar:
- El cumplimiento de las leyes y regulaciones;
- La aplicación de instrucciones y pautas establecidas por la Dirección Corporativa o la gerencia del Grupo;
- El funcionamiento correcto de los procesos internos del Grupo, en particular aquellos que contribuyen a la protección de sus activos;
- La fiabilidad de la información financiera.
El gerente es un actor clave en este sistema:
- Desarrollan una cultura de integridad dentro de su equipo;
- Comunican los principios fundamentales del Gripo;
- Supervisan los riesgos de fraude que puedan surgir en la entidad;
- Imponen sanciones cuando se comprueba fraude de parte de un empleado.
Qué hacer
Para prevenir fraude
- Conocer y respetar las reglas de control interno determinadas en mi entidad, en particular aquellas relacionadas con la separación de tareas.
- Definir e implementar acciones correctivas cuando se detecta una debilidad de control.
- Reservar las herramientas y recursos puestas a disposición por el Grupo (tarjeta bancaria; computadora; herramientas) para uso profesional, excepto cuando sean específicamente autorizadas por una política de una región y país.
- Reportar al gerente cualquier solicitud urgente de modificación o comunicación de información sensible.
- Reportar al gerente sobre las dificultades recurrentes al aplicar un procedimiento.
En caso de sospecha de fraude
- Reportar al gerente o contactar la Línea Ética de Michelin.
- Involucrar sistemáticamente al Director de Seguridad Regional, quien es la única persona autorizada para llevar a cabo investigaciones.
Cuando el fraude se comprueba
- Identifica cualquier debilidad en el sistema de control y corregirlo.
- Avisar a la jerarquía superior del mecanismo de fraude para prevenir que se replique en otras Entidades.
- Sancionar a un empleado que haya cometido fraude, con asesoramiento del Departamento de Recursos Humanos.
Qué no hacer
Para prevenir fraude
- Omitir un procedimiento porque todos los hacen.
- Compartir las contraseñas de acceso al sistema de información a terceros.
En caso de sospecha
- Llevar a cabo la investigación de forma personal.
Caso práctico 1
Un proveedor te pide pagar urgentemente una factura a una nueva cuenta de banco con los detalles de contacto anexados. ¿Qué debes de hacer?
Muchos fraudes se cometen a través de una persona que se hace pasar por un proveedor.
Debes reportarlo a tu gerente. Debes seguir el procedimiento del Departamento de Compras para confirmar esta solicitud.
Caso práctico 2
Eres el único destinatario de un correo firmado por un ejecutivo de Michelin solicitando información sensible. ¿Qué debes de responder?
Una solicitud inusual, incluso una interna, puede ser una señal de intento de fraude de robo de identidad. Debes remitirlo al Departamento de Seguridad de tu Entidad para asegurar que el procedimiento se siga.
Caso práctico 3
Tu gerente solicita que difieras una cuenta de gastos al siguiente año (por ejemplo, el valor de producto que no se puede vender ni usar que será destruido). ¿Qué debes de hacer?
Deber rechazar esta solicitud y recordarle al gerente las reglas de contabilidad y procedimientos del Grupo. Si tu gerente insiste, debes contactar al Gerente Operativo. Si la situación persiste, debes elaborar una alerta a la Línea Ética.
